É comum que em algumas profissões exista a necessidade de mobilidade durante a jornada de trabalho. Por outro lado, o deslocamento de um ponto até outro pode não ser ofertado pelo empregador que, por sua vez, não disponibiliza meio de transporte para o exercício de determinadas atividades profissionais. Este fato, então, pode ter como consequência o uso de veículo pessoal do funcionário para satisfação de necessidades que não são propriamente suas, o que em última instância culminaria em prejuízo financeiro, caso não haja ressarcimento dos custos dessa dinâmica.
No entanto, há que se destacar que o reembolso por quilometragem rodada em razão do uso de veículo particular para realização de atividades profissionais não está previsto na legislação trabalhista brasileira. É, nesse cenário, que se conclui que não existe uma obrigação legal do seu pagamento pelas empresas.
Contudo, isso não significa dizer que o reembolso nunca será devido ao empregado. Fato é que, apesar de não estar previsto na legislação vigente, é possível que se estabeleça um acordo entre as partes para o seu pagamento. Para determinar o valor exato, a empresa pode definir uma taxa fixa por quilômetro rodado ou exigir que os funcionários apresentem recibos de combustível ou manutenção do veículo.
Nesse processo, é importante que a empresa garanta que o valor pago pelo reembolso não seja considerado como parte do salário. Caso contrário, o funcionário poderá ter que pagar impostos sobre esse valor e a empresa poderá enfrentar problemas trabalhistas.
Para o empregador, o reembolso de quilometragem rodado pode ser considerado como uma despesa dedutível no Imposto de Renda (IR). No entanto, é importante que a empresa mantenha registros precisos desses reembolsos para evitar problemas com a Receita Federal.
Para o empregado, o reembolso de quilometragem rodada não é tributável, desde que o valor pago não seja considerado como parte do salário. No entanto, é importante que os funcionários mantenham registros precisos dos custos incorridos durante o trabalho para garantir que o valor do reembolso seja justo e adequado.
O pagamento do reembolso por quilometragem é posterior ao gasto. Além disso, é importante destacar que ele é uma ajuda de custo, o que significa que não incide sobre esse ressarcimento os encargos trabalhistas, como FGTS e INSS.
Cabe ressaltar que, apesar de não haver um valor mínimo estabelecido por lei para o reembolso por quilometragem, é importante que o valor pago seja justo e adequado ao deslocamento realizado pelo funcionário, levando em consideração fatores como a distância percorrida, o tipo de veículo utilizado e o valor do combustível.
Os custos de reembolso por quilometragem geralmente incluem despesas relacionadas ao uso de um veículo, como:
- Combustível
- Manutenção
- Seguro
- Impostos
- Depreciação.
Importante comprovar as despesas do reembolso de quilometragem rodada, da seguinte forma:
- Guardar as notas fiscais de abastecimento, de manutenção e outros comprovantes de gastos com o veículo. Essa documentação pode ser exigida pela empresa para aprovar o benefício.
- É importante que as notas fiscais estejam legíveis e contenham todas as informações necessárias, como data, valor, CNPJ da empresa e descrição dos serviços prestados.
- Caso o colaborador não possua alguma nota fiscal, é importante que ele se informe com a empresa sobre as alternativas possíveis para comprovar os gastos realizados
A empresa deve estabelecer os seus próprios prazos para aprovação do reembolso de quilômetro rodado, além de condições específicas para que o valor do reembolso seja corretamente calculado para que o benefício seja efetivado.
Em caso de dúvidas ou para mais informações, consulte um profissional de sua confiança.
Referências:
Publicado em 30 de agosto de 2024.
Dr. Henrique Sampaio
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