Guardar documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves consequências. Geralmente é por meio deles que se pode resgatar parte da história das empresas e até mesmo das pessoas.
O registro da informação tem um valor inestimável para a empresa, usuários e a fiscalização. A guarda de documentos representa segurança para a empresa. Mesmo tendo sido pago, recebido ou entregue, determinadas obrigações poderão ser novamente demandadas por terceiros (empregados, fornecedores, governo, entre outros) necessitando que a empresa faça prova documental para resguardar sua idoneidade.
Qualquer que seja a forma escolhida, os documentos precisam ser guardados e bem conservados, pois a falta da comprovação do pagamento das obrigações legais, seja pela perda ou ilegibilidade do documento, acarretará no pagamento da mesma obrigação.
Para conservar a informação é necessária a análise da documentação, que tem como objetivo inventariar o acervo, definir o tipo de documento, a temporalidade, o descarte, a quantidade, a forma de organização e o cadastramento do conteúdo em sistema de Gestão Documental.
As vantagens que advêm de um arquivo organizado passam pelo acesso mais fácil e rápido à documentação, devidamente indexada, com um controlo rigoroso de prazos de destruição legais e com a libertação de espaço indevido.
Para a maioria dos documentos a temporalidade é definida por lei. Portanto, os arquivos precisam estar em ambiente seguro e de fácil acesso. O local de guarda pode ser na própria empresa ou serviço terceirizado, que também é um procedimento muito atrativo. A digitalização facilita o processo de consulta à informação, porque nem sempre é necessário o documento original.
A principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se, consequentemente, em base de conhecimento da história. As funções básicas dos arquivos são: a guarda e a preservação dos documentos, visando a sua utilização imediata quando necessária.
• Prescrição e decadência
Em linhas gerais, a decadência é a extinção (perda) do direito pela inércia do seu titular dentro de um prazo fixado. Por exemplo, é o prazo que a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) possui para constituir o crédito por meio da lavratura do auto de infração.
Por outro lado, a prescrição refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído (lançado pelo fisco ou declarado pelo próprio contribuinte, por exemplo). Portanto, é o direito instrumental (processual). Em outras palavras, é a perda do direito de ação.
Ambos os institutos são causas extintivas de direitos do titular, em razão de sua inércia durante o tempo estabelecido na legislação.
O direito de ingressar com reclamatória trabalhista, quanto a créditos resultantes das relações de trabalho, prescreve em 5 (cinco) anos para o trabalhador urbano e rural, até o limite de 2 (dois) anos após a extinção do contrato – Fundamentação: art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988.
Para a guarda dos documentos que envolvam benefícios previdenciários dos segurados há quem entenda que o prazo é de 10 (anos), com fundamento no artigo 225, §§ 5º e 7º do Decreto nº 3.048/1999 e art. 568 da Instrução Normativa INSS nº 77/2015. Assim, compete ao empregador adotar a interpretação que entender mais acertada e se prevenir diante de eventuais questionamentos pela fiscalização.
• Multas
Compete ao Ministério do Trabalho e Emprego aplicar multas concernentes às infrações previstas na CLT, ao Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS), Seguro Desemprego, 13º salário, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), entre outras.
Neste contexto, a Portaria MTB nº 290/1997 apresenta valores mínimo e máximo das multas administrativas no âmbito trabalhista.
As multas administrativas variáveis, quando a lei não determinar sua imposição pelo valor máximo, serão graduadas observando-se os seguintes critérios: natureza da infração (art. 75 e 351 da CLT); intenção do infrator (art. 75 e 351 da CLT); meios ao alcance do infrator para cumprir a lei (art. 5º da Lei nº 7.855/1989); extensão da infração (art. 75 e 351 da CLT); situação financeira do infrator (art. 5º da Lei nº 7.855/1989).
O valor final da multa administrativa variável será calculado aplicando-se o percentual fixo de 20% do valor máximo previsto na lei, acrescidos os percentuais de 8% a 40%, conforme o porte econômico do infrator e de 40%, conforme a extensão da infração, cumulativamente, nos termos das tabelas constantes no Anexo III da Portaria MTB nº 290/1997 – o fundamentação: Portaria MTB nº 290/1997; arts. 1º, 2º, 3º e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.
É cabível a redução das multas de toda decisão que impuser multa por infração das leis e disposições reguladoras do trabalho, e não havendo forma especial de processo, caberá recurso ao órgão competente do Ministério do Trabalho e Emprego. Os recursos devem ser interpostos no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento da notificação, perante a autoridade que houver imposto a muita, a qual, depois de os informar, encaminhá-los-á à autoridade de instância superior – fundamentação: arts. 635 e 636 da CLT; Portaria MTB nº 290/1997; arts. 1º, 2º, 3º e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.
Conforme prevê a legislação, as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária.
Mesmo com toda evolução tecnológica, a legislação obriga às empresas a manterem seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional, para fins de comprovação de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Para as empresas que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados, respeitando o mesmo prazo prescricional.
Prazo para guarda de documentos – trabalhista e previdenciário, documento, prazo e fundamentação, respectivamente:
1. Acordo de Compensação – 05 anos durante o emprego, até 02 anos após a rescisão – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
2. Acordo de Prorrogação – 05 anos durante o emprego, até 02 anos após a rescisão – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
3. Atestado Médico – 05 anos durante o emprego, até 02 anos após a rescisão – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
4. Autorização para descontos não previstos em lei – 05 anos durante o emprego, até 02 anos após a rescisão – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
5. Aviso Prévio – 02 anos – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
6. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – 03 anos a contar da data da postagem – Portaria MTE 235/03, Art. 1º, § 2º.
7. Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS – 05 anos – Súmula Vinculante nº 8, STF.
8. Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP – 10 anos.
9. Contrato de Trabalho – Indeterminado
10. Contribuição Sindical (para contribuição descontada e não recolhida não corre prazo prescricional) – 05 anos – CLT, Art. 578/579 – CTN, Art. 173 e 217.
11. Controle de Ponto – 05 anos durante o emprego, até 02 anos após a rescisão – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
12. Declaração de Instalação (NR-2 – Port. 3.214/78) – Indeterminado.
13. Documentos relativos à eleição da CIPA – 05 anos – Portaria MTB nº 3.214/78, NR 5, subitem 5.40, letra j, na redação da Portaria SSST nº 8/99.
14. Documentação sobre Imposto de Renda na Fonte – 07 anos.
15. Empregados menores – Os prazos mencionados devem ser contados a partir da data em que completar 18 anos – CLT, Art. 440.
16. Exame médico admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas a partir do desligamento do empregado – 20 anos – NR7, subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1, na redação dada pela SSST nº 24/94.
17. FGTS – GFIP – GRFP – 30 anos – Lei 8.036/90, Art. 23, § 5º – Súmula 362, TST.
18. Folha de Pagamento – 10 anos – Dec. 3.048/99, Art. 225, I e § 5º.
19. GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento) – 05 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos – Súmula Vinculante nº 8, STF.
20. Laudos Técnicos de Condições Ambientais de Trabalho – LTCAT; Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP; Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – PCMSO; Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA e Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR. – 20 anos – IN INSS 99/2003, Art. 148, § 11º; Portaria SST 24/94, item 7.4.5.1; Portaria MTE 25/94, item 9.3.82.
21. Livro de Atas da CIPA – Indeterminado.
22. Livro de Inspeção do Trabalho – Indeterminado.
23. Livro ou Ficha de Registro de Empregado – Indeterminado.
24. Mapa Anual de Acidente de Trabalho. Fichas de registro de Equipamentos de Proteção Individual – EPI. – 05 anos – Portaria MTB nº 3.214/78, NR 4, subitem 4.12, letra j, na redação da Portaria SSMT nº 33/83.
25. Pedido de Demissão – 02 anos – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
26. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – 05 anos – Recomenda-se Prazo Indeterminado – Portaria MTE 651/07, art. 9º.
27. Recibo de entrega de Requerimento do Seguro Desemprego – 05 anos – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
28. Recibo de abono de férias – 05 anos, durante o emprego até 02 anos após a rescisão * vide GPS – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
29. Recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário – 05 anos durante o emprego, até 02 anos após a rescisão * vide GPS – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
30. Registro de Empregados – Indeterminado.
31. Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho – 02 anos * vide GPS – CF, Art. 7º, XXIX.
32. Vale-Transporte – 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão – CF, Art. 7º, XXIX – CLT, Art. 11.
Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização.
O prazo de guarda de documentos está relacionado ao prazo legal para fins de constituição de créditos e eventuais ações judiciais.
Em caso de dúvidas ou para mais informações, consulte um profissional de sua confiança.
Dr. Henrique Sampaio Sócio da SVB Advogados
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Referências:
• http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
• http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
• http://www.fiscosoft.com.br/main_online_frame.php?page=/index.php?PID=232063&key=4718627
• https://audtecgestao.com.br/capa.asp?infoid=5070
• https://sitecontabil.com.br/uploads/prazo__trabalhista_previdenciario.pdf
• https://unionc.com.br/tabelas-praticas/trabalhista-e-previdenciaria/prazo-de-guarda-de-documentos-trabalhista-e-previdenciario/
• http://audicontonline.com.br/arquivo/documentos-trabalhistas-e-previdenciarios-guarda-de-documentos.pdf
• http://www.guiatrabalhista.com.br/tematicas/Prazos-para-guarda-documentos.htm
